Berichte als Einzeldokumente (PDF) drucken

Bisher werden die meisten Berichte als eine Sammlung bzw. Liste der Einzeldokumente in einem einzelnen PDF zusammengefasst. Das Erstellen von Einzeldokumenten als jeweils eigenständiges PDF geschieht dadurch, dass eine Liste der Nutzer generiert wird und anhand diesem das Dokument gefiltert und einzeln abgespeichert wird.

Dazu bedarf es einer Vorbereitung.

Vorbereitung

Menü Optionen/Administrator

Die zu generierenden Dateien müssen einen Namen bekommen, der eindeutig ist. Eine Benennung allein durch die Abrechnungsperiode und der Nummer der Nutzeinheit würde z.B. bei einem Nutzerwechsel zum gleichen Dateinamen führen. Eine vorangegangene Datei gleichen Namens würde dann von der nachfolgenden überschrieben.

Der Aufbau des Dateinamens kann daher anhand von sogenannten Tokens zusammengesetzt werden, wobei jedes Token durch einen Datenspezifischen Eintrag ersetzt wird.

Daher sollte der Dateinamen idealerweise folgende Tokens enthalten:

• Die Bezeichnung der Abrechnungsperiode {PBEZ}

• Die Liegenschaftsnummer {LNR} oder -fremdnummer {LFNR}

• Die Wohnungsnummer {WHGNR} oder -fremdnummer {WHGFNR}

• Die Nutzernummer {NNR} oder -fremdnummer {NFNR}

• Der Berichtstyp {TYP}

• Sicherheitshalber entweder die Sortierung {SORT}, oder eine 5-8-stellige Zufallsnummer {ZUF5} .... {ZUF8} um zu vermeiden, dass bei einer fehlenden oder falsch doppelt erfassten Nummer ein Bericht überschrieben wird.

Den Dateinamen kann man im Menü Optionen/Administrator im Feld Abrech E898 zusammenstellen.

In der rechten Spalte finden Sie die zulässigen Tokens. Diese kann man markieren und danach das Feld ( ... ) per Drag&Drop auf die Zeile für de Definition ziehen.

Zusätzlich frei hinzugefügte Zeichen werden bei der Zusammensetzung des Dateinamens 1:1 eingefügt. Dabei ist selbst darauf zu achten, dass Zeichen, welche im Dateinamen nicht erlaubt sind, nicht verwendet werden. (z.B /, *, )

Pfad Vorbelegung für die Dateiausgabe in der Liegenschaft

In der Liegenschaft sollte idealerweise eine Pfadvorbelegung angegeben sein. Auf diese wird positioniert, wenn die Berichte erzeugt werden sollen. Damit erspart man sich ein längeres Navigieren im Dateisystem.

Wurde im obigen Dialog Optionen auch der Haken bei "Unterverzeichnisse erzeugen" gesetzt und z.B. {PBEZ} als Token definiert, wird für jede Abrechnungsperiode unter dem Vorbelegungspfad ein eigenes Unterverzeichnis mit der Periodenbezeichnung angelegt.

Drucken

Nachdem die Liste der Dokumente in der Vorschau angezeigt wird, kann der Druckdialog aufgerufen werden.

1. Um Einzeldokumente zu erzeugen, muss der Haken bei Einzeldokumenten gesetzt werden

2. Wenn der Haken bei E898 Datei erstellen gesetzt ist, wird zusätzlich eine TXT-Datei erzeugt, welche in einer Liste die Liegenschaftsnummern, Nutzeinheitsnummern und Nutzernummern der Dokumentbezeichnung gegenüberstellt.

3. Mit PDF speichern wird eine Dateiauswahlbox mit der Vorbelegung des Pfades angeboten. Die Auswahl kann geändert werden. Unter diesen Pfad werden die einzelnen PDFs nacheinander erzeugt und abgelegt.

Tipp

Die Einzeldokumente in einer ZIP Datei komprimieren erleichtert das Handling beim Versenden .

Aussichten

Der Dialog zum Druck der Einzeldokumente kann deutlich verbessert werden. Es gibt bereits einen groben Entwurf, was darin enthalten sein sollte:

• Anzeige einer Liste der Nutzenden, um den Druck auf einzelne/wenige Dokumente zu beschränken. Ebenfalls kann angezeigt/gefiltert werden, wer einer E-Mail-Übersendung zugestimmt hat .

• Senden des Berichts-PDFs an einen Personenkreis oder einzelnen Personen, welche dem E-Mail-Versand zugestimmt haben. Dazu sollte ein Protokoll geführt werden. Der ideale Ablauf ist daher noch nicht gefunden. Ideen, Ablaufdiagramme oder Vorschläge sind willkommen.

• Zusammenfassen der Berichte in einer ZIP-Datei

• Zusammenfassen mehrerer Einzel-Berichte als Berichtsgruppe in einem einzelnen Dokument je Empfänger. z.B Abrechnung, + Verbrauchsinformation + Ableseprotokoll